Письма и документы для бизнес-партнеров: направляем верно

Методы и правовые детали того, как необходимо направлять своим партнёрам по бизнесу ту либо другую корреспонденцию, чтобы в будущем арб суд, при происхождении вероятных споров, имел возможность принять ее в качестве подтверждения.
Нередко сторонам договора нужно разменяться каких-то письмами документами. Часто бывают случаи, когда эти же стороны потом оказываются соперниками в суде. И вот тогда появляются вопросы: а были ли направлены нужные документы агенту? Соблюдены ли периоды? Чтобы ответить на эти вопросы нужно осознать, конкретно какие методы отправки корреспонденции принимает в качестве подтверждения суд. Так как задача закрепить обстоятельство передачи (отправления) и получения документов - очень ответственна.

Какие методы отправки имеют место?

Итак, вот основные методы доставки корреспонденции, которые дают исполнить вышеуказанную задачу:

1. требование возможно вручить самолично (нарочным). Наряду с этим непременно необходимо оставить себе экземпляр документа, с отметкой контрагента о получении. Данная отметка складывается из даты, печати, подписи и ее расшифровки, и должности получившего ее сотрудника;
2. послать почтовой службой заказным письмом с описью и извещением о вручении. Письмо возможно послать как на правовой, так и на практический адрес либо немедленно в оба. У вас должны остаться на руках почтовая квитанция, опись и возвратившееся извещение;
3. послать по email или по факсу. Данные методы отправки должны быть оговорены в контракте. Для обоснования нужно напечатать Email либо факсимильный отчётность об отправке. Потом этот метод отправки будет рассмотрен свыше подробно.

Куда направлять корреспонденцию?

Согласно с п. 2 ст. 54 ГК РФ РФ местом нахождения юрлица является место его госрегистрации (практически - место нахождения аккуратного органа компании либо лица, имеющего право функционировать от имени компании без доверенности). Постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 61 «О некоторых вопросах практики разбирательства споров, связанных с верностью адреса юрлица» в п. 1, равно как и ч. 3 ст. 54 ГК Российской Федерации, устанавливают, что юрлицо несет:

• риск следствий неполучения де-юре значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в Едином государственном реестре юрлиц (потом - ЕГРЮЛ);
• риск отсутствия по этому адресу своего представителя.

Такое юрлицо не вправе:

• в отношениях с лицами, добросовестно надеявшимися на данные ЕГРЮЛ об адресе юрлица, ссылаться на данные, не занесённые в указанный реестр,
• на недостоверность данных, находящихся в нем (в частности на ненадлежащее оповещение в процессе рассмотрения дела судом, в рамках делопроизводства об нарушении административного законодательства и т.п.).

Исключение: подобающие данные занесены в ЕГРЮЛ в итоге незаконных деяний других лиц либо другим методом кроме воли юрлица. В отношениях с честными лицами, взявшими адрес для отправки письма из ЕГРЮЛ (в частности с интернет сайта http://egrul.nalog.ru/), компания не вправе ссылаться на недостоверность сведений о себе в ЕГРЮЛ.

Добросовестность при отправке корреспонденции.

Выше было упомянуто про добросовестность. В связи с последними изменениями ГК Российской Федерации данное определение начало использоваться все более часто. В чем же выражается добросовестность в этом случае?
В первую очередь, лицо, отправившее извещение, полагало адрес подобающим. Во-вторых, контракт между сторонами не содержал условий об отправке писем на адрес, хороший от правового адреса. В-третьих, агент не информировал в письменном виде об изменении правового адреса. Согласно с п. 1 ст. 165.1 ГК Российской Федерации де-юре значимое сообщение считается довезённым и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (получателю), но по условиям, зависящим от него, не было ему вручено либо получатель не познакомился с ним.

Бремя доказывания

Ввод ст. 165.1 ГК Российской Федерации без шуток оказало влияние на практику судов. До этого момента суды обычно возлагали бремя доказывания получения де-юре значимых извещений на отправителя (к примеру, распоряжение ФАС Волго-Вятского округа от 19.01.2011 по делу № А82-4311/2010).
Начало применения ст. 165.1 ГК Российской Федерации послужило причиной к тому, что суды поменяли свою позицию:

• бремя доказывания неполучения письма ложится на получателя (Распоряжение Восемнадцатого ААС от 04.10.2013 № 18АП-8815/2013 по делу № А07-4964/2013);
• ненадлежащая компания получения почтовой корреспонденции является риском этого юрлица (Распоряжение Восемнадцатого ААС от 04.10.2013 № 18АП-8815/2013 по делу № А07-4964/2013).
• у получившего письмо сотрудника компании-получателя не обязательно должна быть доверенность на получение почты (Распоряжение Девятого ААС от 14.04.2014 № 09АП-7612/2014 по делу № А40-166523/2013).

Многостороннее толкование норм п. 2 ст. 54 и ст. 165.1 ГК Российской Федерации, и Постановления Пленума ВАС РФ № 61 с учетом практики судов по вопросу даёт сделать следующие выводы:

1. Риск того, что де-юре значимые сообщения, довезённые на правовой адрес компании, не будут ей вручены, лежит вполне на этой компании.
2. Нужно обосновывать не обстоятельство доставки, а обстоятельство отправки извещения (отправка будет считаться подобающей, если она произведена на правовой адрес, полученный из сведений ЕГРЮЛ).

Помимо этого, отметим, что с 29 декабря 2015 года начнёт применяться (кроме обособленных положений) закон от 29.06.2015 № 209-ФЗ «О введении изменений в обособленные законы РФ в части введения возможности применения юрлицами типовых уставов», где произнесено, что в ЕГРЮЛ обязан указываться адрес юрлица в пределах места нахождения последнего.

Электронные документы

Действующее российское закон регламентирует 2 вида электронных документов (потом - ЭД):

• простые, к каким фактически относят электронные копии бумажных документов, электронную переписку и другое;
• заверенные электронной подписью (потом - ЭП), к каким могут быть отнесены документы, передаваемые по системе «Банк – заказчик», отчетность, направляемая в инспекцию федеральной налоговой службы, документы, подаваемые для участия в электронных торгах, и т.п.

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (потом - АПК РФ) признает оба вида электронных документов в качестве подтверждений (ч. 1, 3 ст. 75 АПК РФ). Но фактически не все ЭД возможно применять в качестве подтверждений подобающего выполнения обязанностей.
Признание электронного документа, переданного при помощи электронной почты.
Чтобы ЭД, отправленный при помощи электронной почты, был принят судом в качестве допустимого подтверждения, при заключении договора нужно:

• включить в него условие о том, что такая отправка корреспонденции является подобающей;
• предусмотреть открытый список документов, которыми стороны могут обмениваться таким методом;
• отметить адреса электронной почты, которые могут употребляться в переписке.

В случае отказа суда в приобщении Email в качестве подтверждения благодаря формального подхода к прочтению п. 3 ст. 75 АПК РФ возможно испытать продемонстрировать электронное сообщение как другой документ либо материал в соотношении со ст. ст. 64, 89 Арбитражного процессуального кодекса. Присутствие в АПК РФ неисчерпывающего списка средств доказывания как раз и дает больше шансов для применения в современном процессе современных средств информации.
В АПК РФ отсутствуют притязания относительно формы представления электронных документов в качестве д